河南商業(yè)活動策劃活動中需要注意的事項有哪些?天之彩的小編為您羅列一下。

  1.舉辦活動應本著講求實效,、突出特色的原則,，避免雷同,、重復。

  2.活動應及早籌劃與確定,。邀請國外,、境外人士前來參加活動，至少于半年前發(fā)出邀請,，寄送項目說明資料,。

  3.會務準備時列出物資清單為佳，同時派專人落實和保管,，以免遺忘或者遺失;

  4.一般要準備主席臺領導席卡,，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水,，主席臺發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印),，筆，鮮花,，研會旗幟,，國歌磁帶等;

  5.大型活動還須設簽到席，派專人負責簽到;

  6.由多個機構(gòu)共同舉辦的活動,，要事先明確各自職責分工,，避免多頭指揮、多頭對外,。

  7.確定開幕時間應充分考慮當?shù)亟煌?、氣候及工作習慣等因素，開幕式盡量按原定時間舉行,，避免時間過長,。

  8.一般至少需要提前2小時進入會場，留足布置會場的時間,，與會人員需要提前半小時開始入場,。

  9.領導嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會議室，提前到者先引導到小會議室休息,，活動正式開始時再引導入會場.

  10.開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份(請禮儀小姐擔任主持人除外),。

  11.開幕式宣布的出席活動領導人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領導,、貴賓”中,，不應包括主辦單位的領導人，應是外賓,、外單位領導人。一般情況下各主辦單位領導應排在賓客后面(主辦單位領導是國家領導人的則應先報);如有外國駐華大使參加的,，其位置則應提前(因其是外國元首的代表),。

  12.開幕式剪彩活動能免則免,，確需安排剪彩活動的，剪彩人不宜多,。為節(jié)約起見,，應以彩帶代替綢帶。

  13.在開場稱呼中,，可按國際慣例稱“女士們,、先生們”，或“貴賓們,、女士們,、先生們”，后面不必再加“朋友們,、同志們”,。

  14.講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納，以節(jié)省鼓掌時間,。使用現(xiàn)場翻譯時,，應盡量控制場面，使講話人與譯員相配合,，不要在中文講完時中方人士立即鼓掌,，應而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重,。

  15.所借的音響設備必須事先調(diào)試,，確保萬無一失;如有必要，還要準備錄音筆,、

  mp3等現(xiàn)場錄音設備(也須調(diào)試),，并安排專人負責;

  16.考慮到翻譯上的困難，講話中避免使用國內(nèi)工作中常用的縮略語或慣用語,，如“三改一加強”,、“掃黃打非”等)或引用古詩、諺語,。

  17.對外講話中(含文件,、資料)，宜用“”,、“”等,。

  18.如果現(xiàn)場需要播放ppt，需事先將所有需播放PPT拷入筆記本電腦,，放至桌面文件夾,，并按次序加前綴，需要事先調(diào)試投影儀位置,，調(diào)試好分辨率等;

  19.大型活動需事先制作議程PPT,，一項議程一頁PPT,，字體大一點，可適當配相關圖片,，配合主持人介紹時播放議程PPT,，注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異，字體顏色和背景色間的對比可能需要調(diào)整.

  20.介紹地方或企業(yè)情況時,，要突出重點,，語言簡練，一忌長篇大論,，由古至今,，人文地理，面面俱到;二忌數(shù)字堆砌(如有必要,，可提供文字資料),。

  21.研討會不同于報告會，領導人講話,、主題演講人不宜長篇發(fā)言,。研討會不應片面追求人數(shù)規(guī)模，而應主題明確,，主持人和演講人要有一定水平,，能引起討論。研討會提問(含出訪時對方介紹情況后提問),，要盡量簡明具體,，不必多說客套話。

  22.介紹招商項目時,，不宜以我方預計生產(chǎn)規(guī)模及投資數(shù)作過于準確的描述,，如“生產(chǎn)規(guī)模125萬噸，預計投資1650萬元”等,。一是實際數(shù)字不可能如此精確,，二是生產(chǎn)規(guī)模和投資額應與投資者商定。

  23.重要活動中,，要適時提醒出席者關掉手機,、尋呼機，或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài),。

  24.拜訪國外機構(gòu)時,，應提前進行聯(lián)系、確認,，說明拜訪目的,，一經(jīng)確認，應如約赴會。拜訪(含出席宴請)人數(shù)有增減,，都應提前通知對方,。

  25.組織出國展覽應事先進行市場調(diào)研，了解當?shù)禺a(chǎn)品供需情況,。參展企業(yè)和產(chǎn)品要有一定代表性，避免參展的同類產(chǎn)品互相壓價競爭,。

  26.嚴禁攜帶假冒偽劣,、侵犯知識產(chǎn)權等違禁品參展。要遵守展覽規(guī)定,，不違規(guī)零售展覽樣品,，禁止出售清冊外的樣品和私人物品。

  27.布展時應聽從當?shù)卣褂[組織者的統(tǒng)一指揮,，不要隨意亂拉亂搶道具,，攤位墻板不要用樣本代替標準圖片或文字說明。展品布置要注意展示和貿(mào)易效果,，既不要因展品過少而使攤位空蕩,，也不要雜亂無章地堆放展品，搞“雜貨鋪”或“擺地攤”,。

  28.嚴格按展覽規(guī)定的時間參展和撤展,，不遲到，不早退,。

  29.展出時,，接待觀眾要熱情、主動,、耐心,，不要在館內(nèi)扎堆聊天或攤位間相互亂串，出現(xiàn)攤位無人照管現(xiàn)象,。展館和展位應保持清潔,，注意防火、防盜,。

  30.議結(jié)束后清點物資并整理干凈后才能離開現(xiàn)場,，以免遺失所帶的物資。

  31.活動結(jié)束后應該主動及時將新聞稿,、照片和活動總結(jié)發(fā)送給相關負責人,并在BBS研會版上發(fā)貼總結(jié)并虛心聽取大家意見.